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プレゼンテーション面談会

今回は東日本共同受注委員会主催で行っているプレゼンテーション面談会についてご説明しようと思います。 JFGの各委員会の中で共同受注委員会は東日本(北海道から関東までを担当)と西日本(中部から沖縄までを担当)にそれぞれ存在し、日々のアサイン業務を行っています。そのうち東日本共同受注委員会には現在36名の委員が所属しており、交代でアサイン業務を行っています。委員は全員が各国語の現役の通訳ガイドであり、週末や年末年始も顧客からの注文を受け、さまざまな要望に合わせて適材適所のアサインを心掛けています。全国に9言語の組合員を有するJFGにはお客様からの難しい要望にも応えることができる経験豊富なガイドが数多く所属しているため、VIPのお客様向けツアーやインセンティブツアーなどにも優秀なガイドをすぐに手配することができます。そのため多くの旅行会社や企業、ホテルから信頼を得ています。
訪日客の増加に伴いJFGへの注文も年々増えているため、より多くの組合員に仕事を依頼できるよう共同受注委員は総会や業務研修会などの機会を利用して組合員の仕事の経験や人柄を知る努力を続けてきました。

昨年の春より事務所から一斉メールを送り返信をいただいた方の中からその仕事に最も適した組合員に依頼をする新しいアサイン補助システムが導入されたことに伴い、組合員の仕事の経験やガイディング能力をより正確に把握することが必要になってきました。
そこで複数の東日本共同受注委員および旅行会社担当者の前で3分間のプレゼンテーションを各言語で行ってもらい、その後2分間の面談の時間を設けて稼働経験の確認などをすることにしました。
昨年は2月3日(金)と8月21日(月)の2回、池袋の東京芸術劇場の会議室を利用して開催されました。2回ともJFGに比較的最近入会した組合員の皆さんの多くが参加、8月21日の第2回面談会にはインバウンドツアーを扱う旅行会社の担当者も多数参加されました。ご参加いただいた旅行会社は、アダツアーズ様、近畿日本ツーリスト様、JTB-GMT様、東日観光様、東武トップツアーズ様、日本旅行様、日通旅行様でした。

面談会参加者はプレゼンテーション内容と稼働経験に応じて「将来に期待」、「一般のツアー対応可」、「ホテル業務対応可」、「団体インセンティブ対応可」の4つのリストのうち1つ以上のリストに名前が載ることになります。どのリストに掲載するかはプレゼンテーションに対するフィードバックと共に各参加者に追って連絡いたしました。
JFG加入歴が長く、既に仕事の依頼を定期的に受けている中堅・ベテランの組合員は上記4つのリストのいずれかにすでに名前が掲載されていますので、プレゼンテーション面談会への参加は不要です。一方で、第1回の面談会に参加された方でも第2回に参加は可能としましたので、最新の評価がリストの掲載に反映され、アサイン担当者にも共有されます。例えば、当初はまだ仕事の経験が少なく「将来に期待」のリストに掲載された方が第2回の面談会後に「一般のツアー対応可」にも掲載されるということもあります。
4つのリストの定義は以下の通りとなります。
・将来に期待
 これから通訳案内士として稼働経験を積みたい人が対象。送迎など短時間の業務に対応できる。
・一般のツアー対応可
 行程の決まった少人数FITや団体グループのツアーに対応可能。
・ホテル業務対応可
 お客様の人数は少ないが、実際にお会いするまでどこに行くかわからないという特性のツアーにも対応可能。
・団体インセンティブ対応可
 団体ツアーに対応可能であり、VIPを含むお客様への細かな気配りができ、さらに旅行会社や日本企業の担当者とも円滑な関係を築いて業務を遂行できる。

事務所から一斉メールで仕事の問い合わせをする場合は、仕事の内容に合ったリストに載っている組合員の中から稼働表で×がついていない人にメールを送ります。例えば、ホテルからの依頼の場合は「ホテル業務対応可」のリストに掲載されている組合員の皆さんが一斉メールの対象となります。複数の方から返事があった場合は、JFGから仕事をお願いした回数が少ない方に依頼しています。

今後もこれら4つのリストの更新を定期的に行っていく予定ですので、閑散期に継続的にプレゼンテーション面談会を開催したいと考えています。また、8月の面談会にお出でいただいた旅行会社様からは西日本でも同様のプレゼンテーション面談会を開催してほしいと希望されました。今後西日本共同受注委員会でも開催を検討してもらうことになると思います。

(浜田 めぐみ)

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